Allgemeine Geschäftsbedingungen der Firma „Praxassist“ Komjan Praxismanagement GmbH & Co.KG

Gegenstand der Bedingungen

§1 Dienstleistungsumfang

1.) Unter dem Brand „Praxassist“ stellt der Auftragnehmer die technische Infrastruktur und das Personal bereit, um vom Auftraggeber folgende Dienstleistungen abzuwickeln:
- Weitergeleitete Telefongespräche im Namen des Auftraggebers
entgegenzunehmen
- Mitteilungen für den Auftraggeber entgegenzunehmen
- für den Auftraggeber entgegengenommene Mitteilungen per Telefax, E-Mail, SMS oder auf Abruf telefonisch zu übermitteln
- die vom Auftraggeber telefonisch übermittelten oder in dem ihm zur Verfügung gestellten Online-Tool hinterlegten allgemeine Daten und Informationen des Auftraggebers an Anrufer weiterzugeben
- personenbezogene Nachrichten, die vom Auftraggeber hinterlegt wurden, an als Adressat identifizierte Anrufer weiterzugeben
- für den Auftraggeber Terminanfragen direkt in dessen Kalendersysteme (Über VPN-Zugriffe) einzubuchen
- eine Erreichbarkeit der Dienstleistungen an Werktagen von 8.00 bis 18.00 Uhr zu gewährleisten. Zwischen Heiligabend und Neujahr findet ein eingeschränkter Service statt.

2.) Der Auftragnehmer erbringt die Patienten- und Kontaktmanagement Dienstleistungen auf Grundlage der durch den Auftraggeber im Verwaltungsprogramm online hinterlegten, telefonisch oder schriftlich übermittelten Vorgaben. Soweit diese Vorgaben in Einzelfällen nicht ausreichen, erbringt der
Auftragnehmer die Dienstleistungen so, wie es dem mutmaßlichen Willen des Auftraggebers entspricht.

3.) Der Auftragnehmer teilt dem Auftraggeber eine Telefonnummer zu, auf die der Auftraggeber seine Anrufe ständig oder bei Bedarf weiterleiten kann. Die Änderung der zugewiesenen Telefonnummer aus technischen oder betrieblichen Gründen bleibt vorbehalten. Der Auftraggeber darf die ihm zugewiesene Telefonnummer nach
außen nicht veröffentlichen, sondern nur zur Weiterleitung verwenden. Im Rahmen der Praxassist Pakete besteht kein Anspruch auf Erteilung bestimmter Zielrufnummern für Telefon und Fax oder auf Eintragung dieser Rufnummern in öffentliche Verzeichnisse. Die Komjan Praxismanagement GmbH & Co.KG bleibt Inhaber sämtlicher Rechte und Pflichten an den Zielrufnummern; der Auftraggeber
hat insbesondere keinen Anspruch auf Überlassung dieser Rufnummern nach Ablauf der Vertragslaufzeit. Eine eventuell benötigte Anrufweiterleitung von einer Rufnummer des Auftragsgeber ist nicht Gegenstand des Vertragsverhältnisses mit
der Komjan Praxismanagement GmbH & Co.KG.

4.) Der durch den Auftraggeber im Verwaltungsprogramm hinterlegten Onboarding-Leitfäden für die vereinbarten Meldetexte, VIP-Nachrichten, Praxisinformationen, Erreichbarkeit etc. – können vom Auftraggeber jederzeit geändert werden. Die Vorgaben können auch einfache geschäftliche Vorgänge zur Terminierung beinhalten, sofern diese einem vorab festgelegten und aus dem Verwaltungsprogramm ersichtlichen einfach standardisierbaren Schema folgen. Der Auftraggeber behält sich insoweit vor, Art und Umfang der Texte auf ein dem Vertragsverhältnis angemessenes Maß zu begrenzen. Individuelle Verkaufs- oder Beratungsdienstleistungen im Auftrag des Auftraggebers durch Mitarbeiter der Komjan Praxismanagement GmbH & Co.KG sind in jedem Fall ausgeschlossen.

5.) Der Auftraggeber sichert zu, alle angemessenen Maßnahmen zu ergreifen, damit die zuvor genannten Dienstleistungen jederzeit im vertraglich vereinbarten Umfang erbracht werden können. Sie sorgt unter anderem durch Qualitätssicherungsmaßnahmen dafür, dass die telefonischen Übermittlungsdienste und andere angebotene Dienstleistungen stehts mit größter Sorgfalt ausgeführt
werden. Gleichwohl kann nicht völlig ausgeschlossen werden, dass Informationen in Einzelfällen versehentlich unvollständig, inhaltlich unklar oder unrichtig verstanden bzw. weitergeleitet werden. Für einen möglichst umfassenden Schutz vor den hieraus ggf. resultierenden Schäden ist daher die ergänzende Mitwirkung des Auftraggebers gemäß unserer vereinbarten Onboarding-Leitfäden unabdingbar.

6.) Die Komjan Praxismanagement GmbH & Co.KG ist berechtigt, in gebotenem Umfang Wartungsarbeiten an ihren technischen Systemen durchzuführen. Sie wird dies nach Möglichkeiten zu Zeiten tun, in denen keine oder jedenfalls nur geringe Beeinträchtigungen für den Auftraggeber zu erwarten sind. In unaufschiebbaren
Fällen ist die Komjan Praxismanagement GmbH & Co.KG berechtigt,
Wartungsarbeiten auch zu Zeiten durchzuführen, in denen Beeinträchtigungen nicht vollständig auszuschließen sind. Sie wird alle Maßnahmen ergreifen, die Beeinträchtigungen auf das im Rahmen notwendig geringste Maß zu begrenzen.

7.) Die Komjan Praxismanagement GmbH & Co.KG kann keine Gewähr dafür übernehmen, dass sie nicht in Einzelfällen durch höhere Gewalt oder Verschulden dritter – beispielsweise durch Überlastung des Telefonnetzes – oder durch unaufschiebbare Wartungsarbeiten am technischen System und Infrastruktur an der
rechtzeitigen Erbringung ihrer Dienstleistungen gehindert wird. Sie verpflichtet sich in diesem Fall, sämtliche ihr technisch möglichen und zumutbaren Maßnahmen zu ergreifen, diesen Hinderungsgrund alsbald zu beseitigen.

§2 Pflichten des Auftraggebers

1.) Der Auftraggeber verpflichtet sich, Dienstleistungen der Komjan Praxismanagement GmbH & Co.KG weder zum Abruf noch zur Verbreitung von Inhalten zu verwenden, die gegen gesetzliche Bestimmungen – gleich welcher Art – verstoßen. Er hat jeglichen Eindruck im Rechts- und Geschäftsverkehr zu vermeiden, von ihm zu
verantwortende Inhalte seien der Komjan Praxismanagement GmbH & Co.KG zuzurechnen.

2.) Der Aufraggeber verpflichtet sich, den Auftragnehmer davon in Kenntnis zu setzen, wenn er oder ein von ihm benannter Ansprechpartner für einen längeren Zeitraum als 2 Wochen nicht in der Lage ist, für ihn bestimmte Benachrichtigungen abzurufen.
Er hat selbständig dafür Sorge zu tragen, dass die technischen Einrichtungen, über die er Benachrichtigungen empfängt (Computer, Mobiltelefon, Faxgerät etc.) empfangsbereit sind und trägt die alleinige Verantwortung dafür, dass eventuelle Anrufweiterleitungen seiner Anschlüsse auf den Praxassist Service-Telefonnummern korrekt geschaltet sind. Weiter verpflichtet sich der Auftraggeber, die Komjan Praxismanagement GmbH &Co.KG unverzüglich über eventuelle Änderungen seiner Anschrift, der Rechtsform oder der gesetzlichen Vertretung zu unterrichten.

3.) Der Auftraggeber verpflichtet sich, seinen Praxassist Service-Account im Verwaltungsprogramm vor dem unbefugten Zugang durch Dritte zu schützen, insbesondere die ihm zugewiesenen Passworte – beispielsweise durch regelmäßige Änderung – zu sichern und durch angemessene Maßnahmen vor Verlust zu schützen. Er verpflichtet sich weiter, sämtliche Änderungsaufträge der bei der Komjan Praxismanagement GmbH & Co.KG hinterlegten Anweisungen zu Meldetext, Anrufweiterleitungen, Benachrichtigungsoptionen etc. ausschließlich per E-Mail oder
per Internet über das Praxassist-Web-Interface, zu übermitteln. Er akzeptiert, dass Änderungsanweisungen, die auf anderen Übertragungswegen an die Komjan Praxismanagement GmbH &Co.KG herangetragen werden, aus Sicherheitsgründen
ausnahmslos nicht ausgeführt werden können. Das Recht der Komjan Praxismanagement GmbH & Co.KG, zusätzliche oder die bisherigen Methoden ersetzende Identifikationsmethoden einzuführen, bleibt hiervon unberührt.

4.) Sobald dem Auftraggeber Anhaltspunkte dafür vorliegen, dass Informationen durch Mitarbeiter des Auftragnehmers möglicherweise unvollständig, inhaltlich unklar oder
unrichtig weitergeleitet wurden obliegt es dem Auftraggeber, im ihm zumutbaren Umfang – durch Rückfrage bei dem Anrufer und/oder andere hierfür geeignete Maßnahmen – diese Unklarheiten auszuräumen, um eventuell drohende Schäden zu verhindern bzw. so gering wie möglich zu halten. Dies gilt insbesondere dann, wenn
die Informationen solche Vorgänge betreffen, die erhebliche wirtschaftliche oder sonstige Auswirkungen für den Geschäftsbetrieb des Aufraggebers oder dessen Vertragspartner haben können.

5.) Der Auftraggeber ist für die Prüfung der Zulässigkeit und die Gewährleistung der Rechtmäßigkeit für die Hinzuziehung des Auftragnehmers verantwortlich.

6.) Mängel hat der Auftraggeber unmittelbar nach Kenntniserlangung dem Auftragnehmer anzuzeigen.

§3 Datenschutz

1.) Die Komjan Praxismanagement GmbH & Co.KG sichert dem Auftraggeber zu, sämtliche Mitarbeiter vertraglich zu umfassender Verschwiegenheit und zu verpflichten und diese umfassend und regelmäßig zu schulen.

2.) Die Komjan Praxismanagement GmbH & Co.KG erhebt, speichert und verarbeitet im Rahmen des Vertragsverhältnisses erlangte Daten entsprechend den gesetzlichen datenschutzrechtlichen Bestimmungen, einerseits zur Erfüllung ihrer Vertragspflichten, andererseits zum Nachweis der einzelnen angefallenen Nutzungsentgelte. Hierauf wird ausdrücklich hingewiesen.

3.) Insbesondere werden für den Auftraggeber gespeichert: Kundennummer und Personalien des Auftraggebers, die Verbindungsdaten eingehender und abgehender
Telefonate einschließlich der jeweiligen Rufnummer und des Namens des Anrufers/Angerufenen, angefallene Tarifeinheiten, der genaue Zeitpunkt und der wesentliche Inhalt des Gesprächs sowie die weiter veranlassten Maßnahmen einschließlich eventuell erbrachter Dienste. Die Weitergabe der Daten an Dritte ist vorbehaltlich der Absätze 4,5 und 6 ausgeschlossen.

4.) Der Auftraggeber kann in seinem Praxassist Onboarding ein Passwort zu seiner telefonischen Identifikation gegenüber dem Auftragnehmer festlegen. Dies soll gewährleisten, dass Informationen nicht an Unberechtigte weitergegeben werden.
Der Auftraggeber verpflichtet sich, das Passwort nicht weiterzugeben und vertraulich zu behandeln. Der Auftragnehmer ist zu keiner weiteren Identitätsprüfung verpflichtet

5.) Soweit die Daten zum Nachweis der Nutzungsentgelte gespeichert werden, verpflichtet sich die Komjan Praxismanagement GmbH & Co.KG, nur solche Datenbestandteile an Dritte weiterzugeben, deren Weitergabe für den Nachweis unabdingbar sind und deren Weitergabe nicht gegen datenschutzrechtliche Belange Dritter verstößt.

6.) Sonstige, insbesondere jegliche personenbezogenen Daten gibt die Komjan Praxismanagement GmbH & Co.KG nur dann an Dritte weiter, wenn und soweit hierzu eine gesetzliche Verpflichtung besteht (z.B. § 13 UKlaG). Des Weiteren werden notwendige Dienstleistungen unteranderem wie technische Infrastrukturen oder
Abrechnungsdienstleistungen durch die Komjan Dienstleistungsgruppe (Komjan GmbH, Komjan Praxismanagement GmbH & Co.KG, Komjan Service A.s. sowie die OpenKom Vertriebs GmbH) dargestellt.

7.) Der Auftraggeber erteilt dem Auftragnehmer die Erlaubnis, sich im Namen des Auftraggebers und mit dessen Namen zu melden. insoweit verzichtet der Auftraggeber auf Namens- und Urheberrechte. Der Auftragnehmer handelt für den
Auftraggeber nicht als Vertreter, Erfüllungs- oder Verrichtungsgehilfe. Der Auftraggeber ist verpflichtet, seinen Kunden die notwendigen datenschutzrechtlichen Informationen, insbesondere den Hinweis auf die Nutzung der Servicedienstleistungen des Auftragnehmers zur Verfügung zu stellen.

8.) Während der Auftragslaufzeit trägt der Auftraggeber die Verantwortung für die Aktualität seiner Daten und Einstellungen.

9.) Die Komjan Praxismanagement GmbH & Co.KG führt regelmäßige
Qualitätsmonitorings durch. Der Auftraggeber ist dazu verpflichtet, dies dem Anrufer mitzuteilen und die Einwilligung abzufragen.

§4 Haftungen

1.) Der Auftraggeber haftet für Vermögensschäden – gleich aus welchem Rechtsgrund – nur dann, wenn sie oder ihre Mitarbeiter die Schäden vorsätzlich oder grob fahrlässig verursacht haben oder der Schaden auf der Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Kardinalpflichten) beruht. Bei einfach fahrlässiger Verletzung von
Kardinalpflichten beschränkt sich die Haftung des Auftraggebers auf die nach dem Vertragsverhältnis typischen und vorhersehbaren Schäden und ist auf einen Betrag in Höhe des Leistungsentgelts aus den dem Schadensfall vorhergehenden zwei Monaten begrenzt. Für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit haftet der Auftraggeber auch im Falle der einfachen Fahrlässigkeit. Alle darüber hinaus gehenden Schadenersatzansprüche werden ausgeschlossen.

2.) Die Haftung des Auftraggebers für Vermögensschäden, die auf Übermittlungsfehlern zwischen dem Auftraggeber oder seinen Kunden einerseits und Mitarbeitern des Auftragnehmers andererseits beruhen, ist insbesondere dann ausgeschlossen, wenn
der Käufer nicht seinerseits seiner Obliegenheit zur Schadensvermeidung bzw. - minderung (§ 2 Abs. 5) nachgekommen ist und/oder Änderungsaufträge auf anderen als den in § 2 Abs. 4 genannten Kommunikationswegen übermittelt hat.

3.) Die Haftung der Komjan Praxismanagement GmbH & Co.KG für Schäden, die durch Ausfall, Beeinträchtigung oder die fehlerhafte Bedienung von Anlagen und Einrichtungen Dritter – insbesondere von Telekommunikationsdienstanbietern, wie der Deutsche Telekom AG oder Anbietern von SMS-Dienstleistungen – verursacht
werden, ist ausgeschlossen.

4.) Für Ausfallzeiten, Fehler sowie Datenverluste, die durch Stromausfall, Hardware oder Software entstehen, wird keine Haftung übernommen.

5.) Bei Streik, Aussperrung, behördlicher Verfügung, höherer Gewalt oder anderen vom Auftragnehmer nicht zu vertretenden Ereignissen, kann der Auftragnehmer seine Dienstleistungen entsprechend anpassen oder zeitweise unterbrechen, ohne dass ein Recht des Auftraggebers zur Minderung besteht.

§5 Zahlungsbedingungen

1.) Alle eingehenden Gespräche werden mit der vereinbarten Pauschalen sowie Fair-Use Limits und Konditionen gemäß Angebot berechnet.

2.) Der in Rechnung gestellte Betrag wird über die vom Auftraggeber gewählte Bezahlungsoption – Überweisung oder Einzugsermächtigung – beglichen.

3.) Sollte kein Forderungsausgleich beim Auftragnehmer per Rechnung innerhalb von 7 Tagen erfolgen oder eine Rücklastschrift eintreffen, so behält sich der Auftragnehmer das Recht vor, seine Leistungen bis zum vollständigen Ausgleich aller Forderungen
mit sofortiger Wirkung einzustellen. In diesem Falle ist dem Auftraggeber nicht gestattet, weiterhin Telefonanschlüsse zum Auftragnehmer umzuleiten. Der Auftragnehmer behält sich das Recht zur Kündigung ohne Frist aus wichtigem Grund
vor.

4.) Der Auftraggeber hat Einwendungen gegen die Berechnung des Leistungsentgeltes innerhalb von 30 Tagen ab Zugang der Rechnung direkt an den Auftragnehmer zu erheben. Die Rechnung gilt als genehmigt, wenn der Auftraggeber ihr nicht innerhalb dieser Frist widersprochen hat.

5.) Unser Angebot richtet sich ausschließlich an Unternehmen und selbständig gewerblich oder freiberuflich Tätige. Alle Preise in Euro (€) und zzgl. 19% MwSt. Wir akzeptieren die Zahlungsarten Lastschrift und Rechnung.

§6 Fortsetzung des Vertragsverhältnisses (Willenserklärungen)

1.) Das Vertragsverhältnis entsteht durch die schriftliche (Post, E-Mail oder Elektronische Signatur) Bestätigung des übermittelten Angebots. Unsere Verträge haben eine Mindestvertragslaufzeit von 12 Monaten, welche mit einer Kündigungsfrist von 3 Monaten kündbar sind. Bei Nichtkündigung verlängert sich der Vertrag um weitere 12 Monate.

2.) Mit sofortiger Wirkung kann der Auftragnehmer das Vertragsverhältnis nur dann kündigen, wenn ein wichtiger Grund hierfür vorliegt. Ein solcher Grund liegt insbesondere dann vor, wenn der Auftraggeber eine seiner in § 2 Abs. 1 genannten Verpflichtungen nachhaltig verletzt.

3.) Willenserklärungen in Bezug auf das Vertragsverhältnis bedürfen der Schriftform oder der elektronischen Form. Letztere ist nur gewahrt, wenn der Aussteller der Erklärung seinen Namen hinzugefügt und das elektronische Dokument mit einer
qualifizierten elektronischen Signatur nach dem Signaturgesetz versehen hat (§ 126a BGB). Die Übermittlung per Telefax genügt nicht der Schriftform. Kündigungen und sonstige Willenserklärungen der Komjan Praxismanagement GmbH & Co.KG werden stets an die letzte von dem Auftraggeber benannte Post oder E-Mail-Anschrift gerichtet und sind auch dann wirksam, wenn der Käufer dort nicht mehr erreichbar ist.

§7. Schlussbestimmungen

1.) Bei einer Änderung der Rechtsform oder der Beteiligungsverhältnisse des Auftragnehmers bleibt der Dienstleistungsauftrag weiterhin, ohne Abschluss eines
neuen Dienstleistungsauftrages, gültig. Änderungen in diesen Allgemeinen (Geschäftsbedingungen, den Leistungen oder Preisen, werden dem Auftraggeber rechtzeitig mitgeteilt. Widerspricht der Auftraggeber nicht innerhalb von 14 Tagen nach dem Erhalt der Änderungen, so gelten diese als akzeptiert.

2.) Sollten Bestimmungen dieser allgemeinen Geschäftsbedingungen oder des Dienstleistungsauftrages unwirksam, nichtig oder nicht durchführbar sein, so soll die
unwirksame, nichtige oder nicht durchführbare Bestimmung durch eine dem Auftragszweck am nächsten kommende Bestimmung ersetzt werden. Die Gültigkeit der übrigen Bestimmungen bzw. der übrigen Auftragsbestandteile wird hierdurch nicht berührt.

3.) Der Auftraggeber erhält mit unserem Angebot per E-Mail einen Internet-Link zu diesen AGB.

4.) Für die Rechtsbeziehung zwischen der Komjan Praxismanagement GmbH & Co.KG und dem Auftraggeber gilt ausschließlich das Recht der Bundesrepublik Deutschland.
Dies gilt – soweit nichts anderes vereinbart ist – auch für die Bestimmung von Tageszeiten, Feiertagen oder sonstigen, zeitlichen oder räumlichen Faktoren.

5.) Gerichtsstand ist Nürnberg.
Stand: 14.11.2023